Firma elettronica : tutto ciò che ti occorre per rendere attuale il tuo business

Sono sempre di più le aziende e i professionisti che stanno iniziando a utilizzare uno strumento in grado di garantire importanti opportunità di sviluppo. Si, perché la firma elettronica è tutto ciò che serve per migliorare la produttività, ridurre costi e spostamenti, aumentare la sicurezza e garantire la piena legalità dei documenti. Nonostante si tratti di uno strumento ancora poco conosciuto in Italia, la firma elettronica sta giocando un ruolo fondamentale nel processo di digitalizzazione del Paese, soprattutto in un momento storico segnato da importanti cambiamenti organizzativi nel lavoro, imposti anche dalla recente emergenza sanitaria. Un numero crescente di PMI, aziende e professionisti stanno imparando a dematerializzare i processi aziendali e a lavorare da remoto, tanto che il mercato globale della firma elettronica, che nel 2020 valeva meno di 3 miliardi di dollari, dovrebbe raggiungere i 14 miliardi di dollari entro il 2026, come previsto da ReportLinker. Yousign mette a disposizione diverse tipologie di firma elettronica, attraverso un software cloud certificato e facile da usare. Essendo equiparata alla firma autografa tradizionale, anche quella elettronica è legalmente vincolante per ogni genere di documento. Ma come funziona e quali sono i vantaggi offerti da questo strumento? Scopriamolo insieme. 
 
 

La firma elettronica: caratteristiche e livelli 

La legge italiana regolamenta l’esistenza della firma elettronica come l’insieme di dati elettronici che sono usati come metodo di identificazione. Ci sono vari livelli di firma elettronica, ciascuno con le proprie caratteristiche informatiche e con la propria sicurezza: semplice, OTP, avanzata e qualificata. Ciascuno di essi può essere necessario e sufficiente per le tue esigenze: è fondamentale, quindi, avere le idee chiare su quale sia il software gestione documentale che fa esattamente ciò che ti serve. Per questo è utile fare una breve analisi delle diverse necessità a cui risponde l’utilizzo della firma elettronica. 
 

La firma elettronica semplice 

È certamente la più utilizzata nella pratica comune. Essa non ha necessità di requisiti particolari di validazione informatica e può servire nei casi quotidiani in cui si avverte l’esigenza di apporre una firma su documenti che non abbiano, però, bisogno di un’autenticazione inattaccabile. Esempi di situazioni in cui è sufficiente l’utilizzo di una firma elettronica semplice sono la firma apposta sul dispositivo di un corriere o di un fattorino o quella di presa visione di un messaggio di posta elettronica. 
 
 

Come funziona e quali sono le caratteristiche della firma elettronica ? 

Ogni tipologia di firma elettronica è figlia di un processo informatico in grado di fondere tra loro strutture tecniche e legali, per consentire un’autenticazione valida e una prova di consenso sui documenti digitali. Affinché la firma elettronica risulti legalmente vincolante, il fornitore deve soddisfare rigide certificazioni. I criteri più importanti tra quelli che bisogna soddisfare includono: l’autenticazione delle parti firmatarie, la prova del consenso e il sigillo elettronico sui documenti firmati, utile a garantirne l’integrità. Possono dotarsi di firma elettronica tutte le persone fisiche: privati cittadini, dipendenti e amministratori di società e pubbliche amministrazioni. Per ottenerla è necessario rivolgersi ai prestatori di servizi fiduciari qualificati e autorizzati che riconoscono e garantiscono l’identità di tutti i soggetti utilizzatori. Nell’ordinamento italiano, questo strumento è definito come “un insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”. Come accennato in precedenza, si tratta dell’equivalente elettronico della firma autografa: quando si appone la propria firma autografa su un documento cartaceo, automaticamente il firmatario si attribuisce la paternità del documento, oppure acconsente all’accesso di terzi al contenuto del documento; lo stesso accade apponendo una firma elettronica a un documento informatico. Se utilizzata in maniera corretta, la firma elettronica garantisce le seguenti caratteristiche: 
 

  • integrità. Il destinatario non può modificare un documento firmato da qualcun altro ; 
  • non ripudio. Il mittente non può disconoscere nessun documento da lui firmato ; 
  • autenticità. Il destinatario può verificare in qualsiasi momento l’identità del mittente 

Le diverse tipologie di firma elettronica 

 
Esistono diversi tipi di firma elettronica, tutti definiti dal Decreto Legislativo del 07 marzo 2005, n. 82, art. 1: 
 

  • la firma elettronica semplice (FES), dotata di valore legale, ma indicata soprattutto per i documenti meno importanti, che non necessitano di un vincolo forte. Si tratta, infatti, della tipologia di sottoscrizione più comune e più debole: essa non usa strumenti in grado di garantire l’integrità e l’autenticità del documento firmato. Il regolamento europeo eIDAS 910/2014 circa l’identità digitale, all’articolo 3 definisce la firma elettronica semplice come “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica”. I metodi cui il regolamento fa riferimento riguardano l’uso di un PIN o di una password che consentano di accedere a un determinato servizio. Un esempio tipico di firma elettronica può essere un messaggio di posta elettronica ordinaria. Pertanto, la firma elettronica semplice è una sottoscrizione di principio, che non fa riferimento a nessun servizio o prodotto. È per tale motivo che il valore probatorio del documento su cui è stata apposta viene determinato di volta in volta dal giudice, sulla base dei principi di integrità, sicurezza e immodificabilità. 
  • la firma elettronica avanzata (FEA) garantisce la connessione univoca del documento al firmatario e consente al firmatario stesso di conservare un controllo esclusivo sul documento. Questa tipologia di firma ha un valore legale incontestabile e rappresenta la scelta ideale per autografare i documenti più importanti. La firma elettronica avanzata, come suggerisce il nome, è una tipologia di firma più evoluta e quindi anche più sicura della precedente. Rispetto a quella semplice, infatti, questa garantisce una connessione univoca al firmatario, oltre all’integrità e all’autenticità del documento sottoscritto. Pertanto, rispetto alla firma elettronica semplice, fa leva su caratteristiche in grado di renderla più sicura anche dal punto di vista legale: prima della firma di un documento, infatti, il firmatario è tenuto a identificarsi ricorrendo a una tecnologia detta SelfID. Inoltre, la FEA garantisce che non vengano introdotte modifiche al contenuto del documento dopo l’apposizione della firma stessa. Tra le tipologie più diffuse di firma elettronica avanzata figura quella grafometrica, impiegata su tablet e dispositivi affini in parecchi contesti differenti, tra cui quelli assicurativo e bancario 

Qual è l’efficacia giuridica della firma elettronica ? 

 
L’efficacia giuridica delle diverse tipologie di firma elettronica è definita dal Decreto Legislativo del 07 marzo 2005, n. 82, art. 21, che stabilisce : 
 

  • Il documento informatico sul quale è stata apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di sicurezza, qualità, immodificabilità e integrità ; 
  • Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, realizzato nel rispetto delle regole stabilite all’interno dell’articolo 20, comma 3, che garantiscono l’integrità, l’immodificabilità e l’identificabilità dell’autore del documento, possiede l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile 

Firma elettronica : quanto è importante utilizzarla in azienda 

Ricorrere a questo strumento in ufficio è molto importante. Innanzitutto, le firme elettroniche, sia quella semplice che quella avanzata, sono indispensabili per conferire validità legale a una lunga serie di documenti informatici, relativi ai contesti più svariati. La firma elettronica, infatti, è utile per la sottoscrizione di contratti, dichiarazioni e atti amministrativi, sia nel privato che nel pubblico. 
 
La sua caratteristica è quella di godere dello stesso valore legale della firma autografa. Inoltre, questo strumento si sta rivelando particolarmente utile nel processo di dematerializzazione dei documenti cartacei, con tutti i benefici che ne derivano. Ma non finisce qui, poiché grazie all’uso della firma elettronica è possibile velocizzare la gestione delle procedure aziendali e societarie: i flussi di lavoro diventano più semplici e rapidi in quanto le firme di approvazione si traducono in semplici richieste online. Tutto ciò contribuisce a garantire un interessante risparmio di tempo: la gestione delle transazioni è molto più pratica e veloce (si pensi a soggetti geograficamente molto distanti tra loro). Senza contare il risparmio economico, legato alla netta riduzione dei costi di stampa e di spedizione. 
 
Risme di carta, francobolli, stampanti, cartucce d’inchiostro, buste e tutto ciò che occorre per spedire un documento cartaceo ha un costo. Passare alla firma elettronica permette di ridurre finalmente le spese e risparmiare parecchio denaro fin da subito. Ma la dematerializzazione ha ricadute positive anche sull’ambiente: la firma digitale, infatti, consente di evitare l’uso di inchiostro e materiali inquinanti, spesso difficili da smaltire e riciclare. La firma elettronica consente anche di ottimizzare gli spazi dedicati agli archivi, che in passato occupavano interi ambienti. La missione della firma elettronica e delle aziende come Yousign è quella di accompagnare professionisti e imprese verso la progressiva digitalizzazione del lavoro, nel pieno rispetto delle normative vigenti in materia. 
 
 

Il potenziale della firma elettronica 

Tra i vantaggi più importanti della firma elettronica figura la possibilità di implementare altre funzioni nei processi aziendali, contribuendo a snellirli e a renderli più efficienti. Poter firmare un contratto da remoto, in modalità digitale e con qualsiasi genere di dispositivo, è una comodità apprezzata da chiunque. Di conseguenza, una soluzione del genere può essere implementata efficacemente all’interno dei processi di digital onboarding di un’azienda, per fornire una customer experience ancora più completa e soddisfacente agli utenti. Scegliere di digitalizzare l’acquisizione delle firme può quindi diventare l’occasione giusta per ripensare una parte dei processi aziendali, nonché l’interazione con l’utenza. Inoltre, vale la pena sottolineare ancora una volta come tutti i contratti firmati in modalità elettronica possano essere affidati in automatico a un sistema di conservazione digitale a norma
 
Tale processo assicura l’integrità e l’immodificabilità di tutti i documenti nel corso del tempo e ne garantisce la validità legale, oltre alla preziosa possibilità di poterli recuperare in ogni momento e per qualsiasi motivo. Tra i vantaggi della firma elettronica figura, quindi, la possibilità di implementare diversi processi utili ed efficaci, altrimenti impossibili da sfruttare. Da una semplice firma scaturiscono innumerevoli opportunità, che vanno dalla possibilità di razionalizzare i processi aziendali all’occasione di ripensare le relazioni con i clienti, migliorando la qualità della customer experience. Dall’implementazione di questo strumento scaturiscono benefici immediati e facili da apprezzare, ma anche effetti positivi che possono manifestarsi nel medio e nel lungo termine! 
 

Utilizzare la firma elettronica di Yousign 

Portare a termine una procedura di firma utilizzando lo strumento offerto da Yousign è molto semplice: è sufficiente caricare il PDF del documento sulla piattaforma, attivare il flusso di approvazione e inviare la pratica al firmatario tramite App. Per autografare il PDF, invece, basta cliccare sul link ricevuto e firmare inserendo il codice OTP ottenuto via SMS. A differenza di altre firme elettroniche e digitali, quella proposta da Yousign consente un uso semplice e immediato, senza alcuna necessità di installare software o acquistare strumenti fisici quali chiavette USB e Smart Card per firmare. La piattaforma, disponibile nei formati App e API (quest’ultimo consente di integrare la firma elettronica nei software gestione documentale delle aziende), offre sia la soluzione di firma elettronica semplice (FES), ideale per le pratiche più “leggere”, sia la firma elettronica avanzata (FEA), consigliata per le transazioni più importanti. In ogni caso, la sicurezza del documento è garantita da un processo di firma approvato e certificato, in virtù dell’autenticazione a più fattori (verifica dell’identità, codice OTP, info di contatto), dell’integrità del documento (ogni documento firmato viene automaticamente sigillato e protetto tramite un apposito sistema di crittografia) e della presenza di un dossier di prova con marcatura temporale (file che ha valore di prova, creato e archiviato automaticamente). 
 
Questa nuova tipologia di firma, legalmente riconosciuta in tutti i Paesi facenti parte dell’UE, è stata introdotta sul mercato italiano da Yousign, con l’obiettivo di innovare il settore, incentivare la dematerializzazione degli archivi e battere la concorrenza, che in genere si limita a definire firma elettronica avanzata l’uso di un semplice codice OTP. A differenza dei più, Yousign aggiunge al processo di firma la verifica di un documento d’identità tramite intelligenza artificiale. Tale innovazione garantisce maggiori livelli di sicurezza soprattutto in caso di stipula di contratti a rischio, quali finanziarie, prestiti e polizze vita. Il riconoscimento del documento d’identità viene effettuato da un software che usa un codice MRZ (Machine Readable Zone). Quest’ultimo verifica in automatico la consistenza del documento, quindi consente l’attivazione del processo di firma da remoto. Il software funziona anche con i documenti più datati, tra cui la vecchia carta d’identità cartacea. Come accennato, Yousign propone un software che funziona tramite cloud, studiato appositamente per il mercato europeo; rilascia i propri certificati di firma in conformità con quanto previsto dal regolamento eIDAS ed è autorità di certificazione (Certification Authority). Infine, a partire dal 2017 compare nella lista dei Trusted Service Providers (TSP), stilata da una commissione di tecnici nominata dal Parlamento UE. Oltre all’applicazione tradizionale, Yousign mette a disposizione anche un API (Application Programming Interface) pensato per consentire l’integrazione di Yousign all’interno del programma gestionale dell’azienda, che si tratti di CRM, HRIS o ERP. In questo modo, è possibile invitare a tracciare, firmare e gestire ogni documento con un unico software. Più facile di così.. 
 
 

Una panoramica sull’OTP 

Cos’è il codice OTP, come funziona e cosa bisogna fare affinché questo tipo di firma risulti legalmente valido? Si tratta di uno dei metodi di autenticazione più diffusi in assoluto, anche in ambito bancario, essendo soggetto a specifiche regole stabilite dall’UE. La sigla OTP vuol dire “One Time Password“, espressione traducibile con “password valida una volta sola”. La password in questione viene recapitata al firmatario tramite SMS, email o messaggio vocale. Il codice è generalmente composto da 4 o 5 cifre ed è valido una volta sola e per pochi minuti. Deve essere inserito all’interno di un’apposita casella di testo prima di procedere con la firma del documento e usato entro un tempo limite, in modo da evitare che scada e diventi necessario richiederne un altro. Se un documento presenta più caselle di firma, basta inserire un solo codice per apporre le varie firme. L’uso del codice OTP sfrutta un sistema di autenticazione a due fattori, impiegato dalla maggior parte dei providers e dei software di firma per verificare l’identità dell’utente. L’autenticazione a due fattori funziona in questo modo: dopo aver digitato password e username necessari per accedere al proprio account, bisogna inserire anche il secondo fattore, ovvero il codice OTP. Quest’ultimo è inattaccabile, poiché viene generato in maniera casuale da un software che impiega un algoritmo sviluppato appositamente. Inoltre, il codice numerico ha una durata limitata nel tempo. 
 
 

Quale firma elettronica dovrei scegliere per i miei documenti? 

 
Erroneamente, tante persone pensano che sia necessario utilizzare firme avanzate per ogni genere di documento. In realtà, la maggior parte dei documenti aziendali necessita di una firma elettronica semplice, trattandosi di accordi che non vanno necessariamente protetti con strumenti avanzati. Pertanto, è possibile utilizzare una firma elettronica semplice (FES) per firmare documenti che non richiedono l’identificazione del firmatario. Tra questi figurano: 
 

  • i contratti di lavoro 
  • le informative sulla privacy 
  • i preventivi standard 
  • i contratti e le polizze assicurative 
  • i contratti di affitto 
  • i contratti di fornitura di servizi continuativi 
  • i contratti per il noleggio di beni e servizi 

 
Attualmente, la firma utilizzata più frequentemente in Italia è quella OTP, una sorta di ibrido tra FES e FEA, che consiste in una firma elettronica alla quale viene aggiunto un unico step: un codice OTP (one time password) inviato al firmatario tramite SMS o server vocale, il cui inserimento è obbligatorio per procedere con la firma del documento. Esistono poi documenti che necessitano di una firma più avanzata, in grado di garantire una maggior tutela dal punto di vista legale. A tale scopo, Yousign ha implementato nel processo un sistema di identificazione più complesso, che prevede la verifica di un documento d’identità, in modo da soddisfare i requisiti stabiliti dall’eIDAS, nonché dall’articolo 26 del Regolamento UE n. 910/2014. Ciò garantisce alla firma elettronica avanzata (FEA) lo stesso valore legale di una firma autografa. È possibile scegliere quindi una FEA per firmare documenti più complessi, tra cui: 
 

  • contratti di affitto di immobili per periodi superiori ai nove anni ; 
  • moduli privacy ; 
  • moduli informativi ; 
  • polizze vita ; 
  • assicurazioni contro gli infortuni o l’invalidità professionale ; 
  • RC Auto e Moto ; 
  • contratti per l’apertura di un conto bancario ; 
  • contratti preliminari di compravendita immobiliare ; 
  • fatture ; 
  • bilanci ; 
  • comunicazioni con la pubblica amministrazione ; 
  • ordini di acquisto. 
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